"Mode d'emploi" pour organiser un concours

Il s’agit d’un travail d’équipe très intéressant, accessible à toutes personnes motivées, même sans expérience.

Le CA de l’AREW EST vous conseillera et vous procurera les informations et documents dont vous avez besoin.

Une charte des organisateurs est en vigueur et consultable sur le site de l’AFEW rubrique « documents utiles ».

Les principales tâches décrites ci-après sont à définir au préalable et à réaliser en travail d’équipe.

Ø  Informer le CA de l’AREW EST de l’organisation d’une telle manifestation.

Ø  Trouver un lieu adapté et sécuritaire (centre équestre ou structure particulière), comportant un manège ou une carrière de show de 20x35m minimum.

Ø  Envoyer une demande d’approbation d’épreuves d’équitation western au Président de l’AFEW, M. LOPEZ, afin d’obtenir une homologation de concours. Le document est à télécharger sur le site de l’AFEW, rubrique « documents utiles ».

Ø  Si la vente des boissons est assurées par vos soins, établir une demande d’ouverture de débit temporaire de boissons de catégories 1 et 2 auprès de la Mairie.

Ø  Contacter un juge agréé par l’AFEW et signer un contrat

Ø  Contacter des secours

Ø  Contacter un vétérinaire (la présence de ce dernier sur place n’est pas obligatoire, mais un document signé de sa main, stipulant qu’il s’engage à venir sur les lieux du concours en cas d’urgence est recommandé)

Ø  Démarcher auprès de sponsors pour la partie financière

Ø  S’occuper des flots et des lots à remettre aux cavaliers

Ø  Expédier un bulletin d’information et d’inscription aux cavaliers susceptibles d’être intéressés

Ø  S’entourer d’une équipe de bénévoles pour assurer les différentes tâches et mener à bien la manifestation. Cette équipe comprendra principalement :

·         Un secrétaire d’épreuve

·         Un ring stewart (secrétaire de juge)

·         Un speaker

·         Un show manager (responsable du déroulement du concours)

·         Une équipe de quelques personnes employées de piste procédant à la mise en place des parcours et comprenant un door man, chargé d’appeler chaque concurrent avant son passage et de s’assurer du bon ordre des cavaliers

Ø  S’assurer que les participants soient obligatoirement assurés en responsabilité civile et que leur cheval soit obligatoirement assuré, à jour des vaccins et pucé (pièces justificatives à fournir).

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